Projet FED : Christian Aid recrute une agence pour l'organisation d'un atelier à Kaya

TERMES DE REFERENCE POUR L’ORGANISATION D’UN (01) ATELIER NATIONAL DE REDEVABILITE, DE LECONS APPRISES ET DE CAPITALISATION DU PROJET Mars 2022

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Parmi les activités réalisées dans le cadre du projet, on peut citer l’atelier de lancement et de socialisation, l’identification des bénéficiaires, l’élaboration des plans d’affaires, la sélection d’une Institution de Microfinance (IMF) et la contractualisation, l’ouverture des comptes bancaires et la mobilisation des contributions des bénéficiaires, les activités de formation, la formalisation des SCOOPs, la réalisation d’infrastructures et l’acquisition d’équipements solaires ou non au profit de toutes les SCOOPs dans les provinces du Sanmatenga, du Bam, et du Zondoma. Malgré ces avancées, il faut noter que le projet a connu un retard les quinze (15) premiers mois d’exécution dans la province du Soum. Ce retard s’explique principalement par le contexte sécuritaire marqué par des assassinats ciblés, des déplacements de populations qui ont entraîné un ralentissement des aménagements divers, mais aussi par le retard observé dans le processus de contractualisation avec l’IMF devant permettre le transfert des fonds de crédit aux SCOOPs. Ces événements ont eu une oreille attentive du bailleur de fonds qui a accepté une extension du projet sans incidence financière jusqu’au 31 Mars 2022.

Ayant pu relever le défi de la mise en œuvre de cette action dans un contexte de fragilité, Christian Aid et ses partenaires que sont le CEAS, Coris Bank et les SCOOPs bénéficiaires de la région du Nord et du Centre Nord comptent organiser un atelier national sur les leçons apprises avec toutes les parties prenantes locales et internationale.

Pour réussir cet évènement majeur, Christian Aid voudrait confier l’organisation technique et matériel respectivement à un consultant facilitateur et à une agence spécialisée dans l’organisation matérielle d’évènements de grande portée.

Les présents termes de référence ont été développés pour décliner les objectifs et résultats attendus de l’atelier ainsi que les mandats et les livrables attendus respectivement du consultant facilitateur technique et de l’agence organisatrice de l’évènement.

Objectifs

Objectif général

L’objectif global recherché par cet atelier est de tirer les leçons du projet FED afin d’assurer une meilleure planification et une mise en œuvre de futurs projets d’entrepreneuriat féminin d’énergies durables au Burkina Faso.

Objectifs spécifiques

De façon spécifique, cet atelier vise à :

Partager les résultats de la mise en œuvre du projet FED aux parties prenantes et autres acteurs de développement au Burkina Faso ;
Capitaliser les expériences et les connaissances acquises dans la mise en œuvre du projet FED au Burkina Faso
Réfléchir à une stratégie de consolidation et de durabilité des entreprises féminines d’Energie durable au Burkina Faso

Résultats escomptés

ü Les résultats et les défis de mise en œuvre du projet FED au Burkina Faso sont connus ;
Les meilleurs pratiques et connaissances du projet FED sont capturées ;
Des recommandations pour l’élaboration d’une stratégie de consolidation et de durabilité des entreprises FED au Burkina Faso sont disponibles.

Méthodologie

Cet atelier sera un cadre de rétrospection des acteurs et parties prenantes du projet FED au Burkina Faso. Il consistera en des séances de présentation en plénière et des travaux de groupes. Les travaux seront modérés par Monsieur le gouverneur de la région du Centre Nord.

Ces travaux devraient permettre de répondre aux questions ci-dessous :

– Quelles sont les réalisations du projets FED au Burkina Faso ?

– Quelles sont les activités non réalisées du projet et pourquoi ?

– Qu’est ce qui s’est bien déroulé dans la mise en œuvre du projet FED au Burkina Faso ?

– Qu’est ce qui n’a pas bien marché dans la mise en œuvre du projet FED au Burkina Faso ?

– Quels sont les résultats importants du projet ?

– Qu’a-t-on appris de la mise en œuvre du projet FED au Burkina Faso ?

– Qu’est ce qui devrait être fait différemment dans les projets futurs ?

– Qu’est ce qui devrait être retenus pour de futurs projets ?

Cinq groupes de travail seront mis en place, étant donné que les enseignements seront axés sur cinq domaines principaux que sont :

1) L’aide financière pour promouvoir l’accès des femmes aux ED ;

2) Les défis et la valeur ajoutée des produits et technologies ED introduits par le projet FED ;

3) Le développement des SCOOPs FED ;

4) La rentabilité et la durabilité des SCOOPs FED ;

5) Le travail de politique et de plaidoyer lié aux ED.

En marge des travaux, les SCOOPs bénéficiaires du projet animeront un espace d’exposition-vente de leurs produits.

A- Date et lieu

L’atelier se déroulera les 29 et 30 mars 2022 à Kaya, chef-lieu de la région du Centre Nord. Le lieu de l’atelier sera communiqué plus tard.

B- Participants

L’atelier va réunir cinq (05) catégories de participants :

1) Les acteurs de la mise en œuvre du projet comprenant : les staffs de Christian Aid Burkina Faso, du CEAS, de Coris Bank International ;

2) Les bénéficiaires du projet que sont les 20 SCOOPs ;

3) Les autorités locales (Mairies, Hauts-Commissaires, Gouverneur) et les services techniques déconcentrés

4) Les représentants des OSCs membres de la CNPDER et les journalistes du secteur des ED ;

5) Les représentants des prestataires (Fournisseurs/fabricants d’équipements d’ER, construction d’infrastructures d’ER).

Au total 70 personnes prendront part à l’atelier.

Modalités de participation

Type de participants Condition de prise en charge

Résidents à Kaya 0

Non-résidents à Kaya – Diner : 5000 FCFA/nuitée pour deux nuits

– Hébergement : assuré par les organisateurs

Autorités administratives et Services techniques

(Fonctionnaires) Selon les textes en vigueur de la fonction publique

Les déplacements seront remboursés à raison de :

– 125 FCA le km pour les participants véhiculés (autorités administratives, autres partenaires…)

– 75 FCFA le km pour les participants venants à Moto

– pour les WLSEE venant de Gourcy et d’autres participants, le remboursement se fera sur présentation du ticket de transport

Mandat des prestataires

1- Mandat du facilitateur technique / thématique

Le rôle d’ensemble du facilitateur thématique est de conduire le déroulement technique de l’atelier. Il/elle sera chargé(e) de : i) la préparation des documents de base y compris l’élaboration de l’agenda de travail ; ii) l’animation des séances en plénière et des travaux de groupes ; et, iii) la production du document de capitalisation et l’élaboration du rapport de l’atelier.

2- Mandat de l’agence organisatrice de l’évènement

Le rôle de l’agence sera d’accomplir l’organisation matériel et logistique de l’atelier au cours des différentes phases que sont la préparation, le déroulement et la clôture-démobilisation. L’agence aura également en charge l’organisation d’une exposition-vente des produits des SCOOPs FED.

Livrables

De la prestation du facilitateur technique / Thématiques, les livrables suivants sont attendus :

ü Un projet d’agenda détaillé de la tenue de l’atelier qui sera validé par CA ;
Les outils de capture des leçons apprises et des recommandations de l’atelier ;
Un rapport final faisant le point sur l’atelier qui a été organisé, livré 14 jours au plus tard après la fin de l’atelier ;
Une brochure sur la capitalisation du projet FED au Burkina Faso (à éditer en 10 exemplaires).

De la prestation du/de la Consultant/e charge/e de l’organisation matériel et logistique, les livrables suivants sont attendus :

Restauration et café données aux participants (pause-café, lunch)
Accueil et hébergement des participants non-résidents
Les banderoles (4) produits et affichés ;
La salle de l’atelier est préparée (nettoyage, emplacement du présidium, emplacement des chaises des participants)
Dispositif de projection mis en place et testé
Les médias pour la couverture médiatique sélectionnés (presse écrite, TV et radio);
Les invitations aux participations des services techniques et autorités locales transmises
Un album photos numérique et physique montrant le déroulement des activités de l’atelier.
Un film documentaire de 3 mn faisant la synthèse des travaux de l’atelier.

Détails de la mission

Les activités sont destinées à des participants majoritairement des femmes, mais composés également de jeunes, des bénéficiaires du projet, et des acteurs impliqués dans le projet (Membres du consortium, autorités locales, partenaires du FED dans la zone d’intervention) ;
Le nombre de participants ne doit pas excéder 75 ;
L’utilisation de méthodes participatives est vivement souhaitée ;
Le consultant facilitateur amènera les participants des ateliers d’exprimer leurs sentiments, perceptions et points de vue ;
Les enseignements tirés du projet seront axés sur cinq (05) domaines principaux : l’aide financière pour promouvoir l’accès des femmes aux ED ; les défis et la valeur ajoutée des produits et technologies ED introduits ; le développement des entreprises ; la rentabilité et la durabilité du projet ; le travail de politique et de plaidoyer lié aux ED ;
L’atelier sera évalué en remplissant les fiches techniques de réalisation
Les consultants retenus élaboreront une feuille de route planifiée à compter de la date de signature du contrat entre les deux parties
Les soumissionnaires doivent fournir une offre technique et financière. Toutefois, l’offre financière du soumissionnaire retenu doit être revu par le projet pour réajustements et consolidation nécessaires.

Participation au recrutement

Les présents Termes de références (TdRs) sont constitués de 2 lots dont le lot 1 est relatif à l’animation des travaux et le lot 2 relatif a l’organisation matériel et logistique.

Pour la facilitation/modération des travaux (Lot 1)

La participation est ouverte à toute personne physique ou morale exerçant sur le territoire national, qui ne soit pas sous l’interdiction de la loi et remplissant les critères ci-dessous :

– Le consultant individuel peut disposer d’une équipe d’assistants pour l’appuyer dans l’exécution.

– Le consultant principal doit être titulaire d’au moins un Master

– Avoir l’expérience dans la facilitation/conduite du déroulement d’ateliers de leçons tirées.

– Partager un rapport (électronique) comme preuve de la conduite de travaux similaires ;

– Avoir une bonne connaissance de la gestion des connaissances ;

– Être disponible et capable de livrer les produits attendus dans les délais requis.

Pour l’organisation matérielle et logistique (Lot 2)

La participation est ouverte à toute personne physique ou morale exerçant sur le territoire national, qui ne soit pas sous l’interdiction de la loi et remplissant les critères ci-dessous :

Être un/e consultant/e individuel/le ou une agence d’organisation d’évènement justifiant d’une expérience dans l’organisation d’évènement similaire que l’atelier sur les leçons tirées. Le consultant individuel doit disposer d’une équipe d’assistants pour l’appuyer dans l’exécution.
Être capable de respecter l’échéance établie pour la réalisation de l’activité dans les délais requis ;

Composition et dépôt de dossiers de candidature

Le dossier de candidature pour chaque lot est composé de :

Une lettre de soumission adressée au Directeur Pays de Christian Aid (CA) ;
Une proposition technique spécifiant la compréhension du mandat, la description de la méthodologie, la présentation des outils de conduite de la mission et le chronogramme des activités ;
Un rapport de travaux similaires déjà conduits pour le lot 1;
Une proposition financière détaillée incluant, les honoraires ainsi que les frais liés à la conduite de la mission si applicable, notamment les déplacements, l’hébergement, la location des chaises, tables et des stands d’exposition des produits des WLSEEs, la communication, les banderoles de visibilité, l’édition des rapports et autres documents.
NB : tout candidat peut postuler pour un ou les deux lots.

Pour le lot 2 : l’agence chargée de l’organisation matérielle et logistique

Le dossier complet doit être soumis électroniquement à bf-admin@christian-aid.org et sous pli fermé (1 original et 1 copie) portant au verso la mention « Avis de recrutement d’un consultant/e chargé/e de l’organisation matérielle et logistique d’un atelier national de redevabilité, de leçons apprises et de capitalisation du projet FED au Burkina Faso» à déposer dans les bureaux de Christian-Aid à Ouaga au plus tard le vendredi 11 mars 2022 à 12 H 30.

Pour le lot 1 : consultant facilitateur

Le dossier complet doit être soumis électroniquement à bf-admin@christian-aid.org et sous pli fermé (1 original et 1 copie) portant au verso la mention « Avis de recrutement d’un consultant/e chargé/e de la facilitation technique d’un atelier national de redevabilité, de leçons apprises et de capitalisation du projet FED au Burkina Faso » à déposer dans les bureaux de Christian-Aid à Ouaga au plus tard le lundi 14 mars 2022 à 12 H 30.
Les dossiers doivent être déposés dans les bureaux de Christian-Aid à Ouaga : Secrétariat de Christian Aid ; sis à Ouaga 2000 ; Rue Léopold Sédar Senghor de la ville de Ouagadougou ; 09 BP 1233 OUAGADOUGOU 09 ; Tél : 25 37 40 34.

Organisation de la mise en place pour le démarrage

Une réunion de cadrage sur la compréhension des TdRs, la validation de la méthodologie et de la feuille de route de l’activité sera organisée avec le/les candidats retenus ;

Après la rencontre de cadrage, la contractualisation se fera entre le/les consultants définitivement sélectionnés et CA ;

Une revue documentaire sera mise à la disposition du/des candidats retenus ;

La date de démarrage des activités est prévue pour le mardi 15 mars 2022 au plus tard.